Guía de uso · Primera entrega · Actualizada el 29 de septiembre
Cómo usar el sistema de Grupo Dental del Oro
El asistente de IA atiende WhatsApp, agenda citas y lleva el seguimiento de cada paciente.
Su equipo supervisa, toma las conversaciones que lo requieren y cierra los tratamientos.
Aquí está todo lo necesario para operarlo desde el primer día.
El número +52 33 3493 7487 es el canal oficial para pacientes. Aparece como «Grupo Dental del Oro» en WhatsApp. Úsenlo en redes sociales, Google, anuncios y material impreso: todo lo que llegue ahí lo atiende el asistente y queda registrado en el sistema.
El recorrido de un paciente: WhatsApp → asistente de IA → seguimiento → equipo.
Entrar al sistemaCada persona recibe un correo de invitación, elige su contraseña y entra a demo-oro.vercel.app. Si la olvida, «¿Olvidaste tu contraseña?» envía un enlace nuevo.
Invitar al equipoEn Equipo → Invitar usuario capture nombre, correo y rol. El rol define qué módulos ve cada persona (ver permisos).
Completar la configuraciónEn Configuración se editan sucursales, doctores y el catálogo. Los precios del catálogo son los que el asistente comunica a los pacientes. En la pestaña Notificaciones elija qué correos reciben el aviso cuando la IA pasa un chat a una persona.
Ubicarse rápidoEl buscador del menú lateral, o ⌘ K / Ctrl K, lleva a cualquier módulo o al calendario de una sucursal.
La persona recibe un correo para activar su cuenta.
Novedades
Cambios del 28 de septiembre, ya disponibles en el sistema.
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Calendario renovadoSelector de fecha, línea de la hora actual, «+N más» cuando hay varias citas juntas, agendar con un clic en la vista semanal y atajos de teclado. Ver calendario
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Avisos por correo configurablesEn Configuración → Notificaciones, los administradores eligen quién recibe el correo cuando la IA pasa un chat al equipo. Ver cómo
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El saldo baja solo al registrar un pagoEl saldo del tratamiento se actualiza en el momento y nunca queda negativo. Ver ingresos
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Sin citas empalmadasEl sistema no permite agendar, reagendar ni reactivar una cita que choque con otra del mismo doctor.
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El asistente respeta los horariosNunca agenda en el pasado ni fuera del horario de la sucursal, y reconoce al paciente por su teléfono.
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Permisos más clarosHorarios: administración, dirección y gerencia. Pagos: quienes ven Ingresos. Configuración: administradores. Nadie puede cambiar su propio rol. Ver permisos
Día a día
Inicio: el día de un vistazo
Todos
Qué hay que atender hoy y cómo van los resultados. Cada número abre la lista que lo explica.
Indicador
Qué significa
Citas programadas · Por confirmar
Citas del día y cuántas faltan por confirmar. Abren el calendario filtrado.
Por contactar
Tareas de seguimiento vencidas o para hoy.
Requieren atención
Chats donde la IA pidió ayuda de una persona. Lo primero a revisar.
Resultados del período
Citas, cancelaciones, contactos que agendan y cobrado, contra el período anterior y por sucursal.
Atender WhatsApp
Call centerRecepciónMarketing
Los chats del número +52 33 3493 7487 llegan aquí. La IA contesta sola; su equipo ve cada conversación
en tiempo real, con la ficha del paciente a un lado para cambiar su etapa, agendar el próximo contacto o dejar notas.
Lista de chats · conversación · ficha del paciente.
Use los filtros: «No leídos», «Por atender» (la IA pidió ayuda), «IA» y «Equipo» según quién lleva la conversación.
Ventana de 24 horas. WhatsApp permite escribir libremente hasta 24 horas después del último mensaje del paciente; el indicador verde del chat muestra cuánto falta. Después solo se pueden enviar plantillas aprobadas por Meta.
Tomar una conversación
Call centerRecepción
Cuando quiera responder personalmente, tome el chat: la IA deja de contestar hasta que se lo devuelva.
Animación
Pulse «Tomar conversación»Aparece la caja de texto y el chat queda como «Atiende el equipo».
Escriba y envíeEnter envía; Shift + Enter agrega una línea.
Pulse «Devolver a la IA»El asistente retoma la conversación. Ambos momentos quedan en la ficha con el nombre de quien atendió.
Cuando la IA pide ayuda
Call centerRecepción
Ante dolor o urgencia, una queja, una negociación de precio o algo que no puede resolver, el asistente pasa el chat al equipo,
se pausa y deja un resumen para el asesor en la ficha, para no volver a preguntar lo que el paciente ya dijo.
Abra el chatDesde Inicio → «Requieren atención», el filtro «Por atender» de WhatsApp o el enlace del correo de aviso (quién lo recibe).
Lea el resumen en la fichaQué busca el paciente, qué datos ya dio y qué falta.
Atienda y cierre«Resolver y devolver a la IA» cierra la atención y reactiva al asistente.
Seguimiento de pacientes
RecepciónCall centerDirección
Cada chat nuevo crea su tarjeta. Las tarjetas avanzan solas con lo que ocurre en el sistema; el equipo solo interviene
en las etapas que requieren su criterio (ver quién mueve cada etapa).
Cada tarjeta indica si la atiende la IA o el equipo, su próxima tarea y el último mensaje.
Automático: agendar una cita mueve la tarjeta a «Cita»; cancelar la única cita la regresa a «Contactado» como tarea para reprogramar; el primer pago la mueve a «Pagado».
Mover a un paciente de etapa
RecepciónCall center
Animación
Arrastre la tarjeta…o abra su menú «···» y elija «Mover a».
Para marcar PerdidoAbra la ficha y elija el motivo: precio, distancia, otra clínica, solo informes, no responde, no es candidato u otro.
Tareas del día y ficha del paciente
RecepciónCall center
En Seguimiento → Tareas están los pacientes a contactar, agrupados por fecha. La ficha muestra el próximo contacto y todo lo que pasó con el paciente.
Vencidas, hoy, mañana y próximas.Historial: quién hizo qué y por qué.
Al terminar una tarea, pulse «Marcar hecho» o agende el siguiente contacto. Un paciente sin próximo paso aparece en «Sin próximo paso».
Calendario
RecepciónDoctoresCall center
Vista por día, semana o mes. En el día cada columna es un doctor; los colores indican el estado (ver estados) y la línea roja marca la hora actual.
Día: una columna por doctor.Semana: clic en un espacio libre para agendar ahí.
Ubique la fechaHaga clic en el título (por ejemplo «Martes 29 de septiembre») para elegirla en un calendario, o use las flechas y «Hoy».
FiltrePor sucursal, doctor, estado o nombre del paciente. Si varias citas se juntan en la misma hora, «+N más» las muestra todas.
AgendeCon «Agendar cita», o en la vista semanal con un clic en el espacio libre: se abre con fecha y hora ya puestas. Busque al paciente por nombre o teléfono, o capture uno nuevo.
Sin empalmes: el sistema no deja guardar una cita que choque con otra del mismo doctor, ni al agendar ni al reagendar.
Atajos de teclado:T hoy · D día · S semana · M mes · ←→ período anterior o siguiente. En el celular, los filtros se deslizan de lado.
Disponibilidad: el botón del mismo nombre define los horarios de cada sucursal y doctor, feriados y cierres. Lo ven administración, dirección y gerencia. El asistente solo ofrece espacios dentro de esos horarios y nunca en horas que ya pasaron.
Confirmar, reagendar o cancelar una cita
RecepciónCall center
Haga clic en la citaSe abre su detalle.
ConfirmarCambia a Confirmada.
ReagendarElija nueva fecha y hora; queda como Reagendada.
Cancelar citaPide una segunda confirmación. El espacio queda libre y el paciente pasa a «por reprogramar».
Pacientes
RecepciónDoctores
La base completa, con búsqueda por nombre o teléfono y filtros por sucursal, doctor y estado. Cada ficha concentra datos, citas, tratamientos y pagos. «Exportar» descarga la lista filtrada en un archivo que abre en Excel.
Ingresos
DirecciónMarketing
Lo cobrado en el período por día, sucursal, canal y doctor. Registrar pago captura cada cobro: el saldo del tratamiento baja en ese momento (nunca queda negativo) y el primer pago de un paciente del seguimiento lo mueve a Pagado. Registran pagos los roles que ven Ingresos.
Avisos por correo
Administradores
En Configuración → Notificaciones se eligen los correos que reciben cada aviso.
Cuando la IA pasa un chat a una personaLlega el contacto, el motivo y el último mensaje, con un enlace para atenderlo en WhatsApp. Conviene poner aquí a call center o recepción.
Alertas técnicas del asistenteAvisos poco frecuentes cuando el asistente no pudo responder un mensaje.
Agregue o quite correos y pulse «Guardar»Aplica desde el siguiente aviso.
Referencia
Etapas del seguimiento
Etapa
Qué significa
La mueve
Nuevo
Escribió por primera vez.
Automático
Contactado
Ya se sabe qué tratamiento busca; falta agendar.
IAEquipo
Cita
Tiene cita agendada.
Automático
Asistió
Vino a su valoración.
Equipo
Aceptado
Aceptó su plan de tratamiento.
Equipo
Pagado
Registró su primer pago.
Automático
Perdido
Cerrado sin venta, siempre con motivo.
IAEquipo
La IA nunca marca Asistió, Aceptado ni Pagado. Esas decisiones son del equipo o de un evento real (un pago).
Estados de cita
Estado
Qué significa
Confirmada
El paciente confirmó su asistencia.
Pendiente
Falta confirmar.
Reagendada
Cambió de fecha u hora.
Cancelada
Se canceló; el espacio queda libre.
Palomitas y avisos de WhatsApp
Indicador
Qué significa
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Enviado.
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Entregado al teléfono del paciente.
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Leído por el paciente.
Número verde
Mensajes que su equipo aún no ha visto.
Destello verde
Mensaje respondido por el asistente de IA.
Triángulo ámbar
La IA pidió ayuda de una persona.
«No enviado»
El mensaje falló; «Reintentar» lo vuelve a enviar.
Roles y permisos
Módulo
Admin
Dirección · Gerencia
Recepción
Call center
Doctor
Marketing
Inicio
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Calendario
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Pacientes
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WhatsApp
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Seguimiento
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Tratamientos
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Ingresos
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Disponibilidad (horarios)
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Equipo y Configuración
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Solo un administrador cambia roles. Cada persona puede editar su nombre, pero no su propio rol.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si la IA no sabe responder algo?
Lo dice con honestidad y pasa la conversación al equipo con un resumen. Nunca inventa precios: si un precio no está en el catálogo, indica que un asesor lo confirma.
¿Puedo escribirle a un paciente que habló hace días?
WhatsApp solo permite mensajes libres durante 24 horas después del último mensaje del paciente. Después se requiere una plantilla aprobada por Meta. Mientras tanto, agende el próximo contacto en su ficha para llamarle.
¿Cómo sé quién movió una tarjeta o qué hizo la IA?
En la ficha del paciente, sección Actividad: cada movimiento indica si fue la IA, una persona (con su nombre) o el sistema, con fecha y motivo.
¿Qué pasa si el paciente cancela por WhatsApp?
La IA cancela la cita, el espacio queda libre en el calendario y, si era su única cita, la tarjeta regresa a Contactado como tarea para reprogramar.
¿Por qué no me deja guardar una cita?
Porque choca con otra cita del mismo doctor a esa hora. Elija otro horario u otro doctor; el calendario del día muestra los espacios libres por doctor.
¿Quién recibe el correo cuando la IA pide ayuda?
Los correos definidos en Configuración → Notificaciones. Un administrador los puede cambiar en cualquier momento.
¿Dónde cambio precios, doctores o sucursales?
En Configuración (solo administradores). Los cambios aplican de inmediato en lo que responde el asistente.
¿Puedo usarlo desde el celular?
Sí. El sistema se adapta a celular y tablet; en pantallas pequeñas el menú se abre con el botón de la esquina superior.
¿Puedo usar el número del asistente en la app de WhatsApp Business?
El número está conectado a la plataforma de WhatsApp para empresas que usa el asistente. Todas las conversaciones se atienden desde el módulo WhatsApp del sistema; si necesitan otro uso del número, consúltenlo con HEYAY LABS antes.
Entrega
Estado de la implementación
Primera entrega · sprint 1: CRM y asistente de IA.
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Sistema en producciónCalendario, pacientes (2,823 importados), seguimiento, ingresos, equipo y configuración. Última actualización: 28 de septiembre (ver novedades).
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WhatsApp conectado: +52 33 3493 7487Número verificado como «Grupo Dental del Oro», calidad en verde, recibiendo mensajes en el sistema.
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Asistente de IA activoResponde, agenda, reagenda, cancela, califica y escala al equipo con resumen.
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Plantillas de mensaje por aprobarRecordatorio de cita, confirmación y seguimiento. Permiten escribir al paciente después de 24 horas; Meta las revisa, desde minutos hasta un par de días.
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Información de la clínica por completarPrecios del catálogo, nombre y especialidad de los doctores pendientes, dirección y teléfono de Zacatecas. Se captura en Configuración.
Lo que sigue
Sprint 1 · hoyCRM + asistente de IALo que describe esta guía.
Sprint 2Agenda + Meta AdsSeñales de conversión a Meta por sucursal y reportes exportables.
Sprint 3Expediente clínicoHistoria clínica, archivos y notas por visita.
Sprint 4Reactivación + rolesCampañas de recompra y permisos finos.
Sobre las imágenes: las capturas usan pacientes ficticios creados para esta guía. Sus datos reales no aparecen en este documento.
Soporte
Durante las primeras semanas revisamos juntos las conversaciones del asistente y ajustamos respuestas y reglas con base en el uso real. Para cualquier duda:
HEYAY LABS